Tietosuojaseloste

Pitlyn tilaaville yrityksille me olemme rekisterinpitäjä: me päätämme, miten tili-, yritys- ja laskutustietoja käsitellään, ja tämä seloste koskee niitä suoraan.

Niiden tietojen osalta, joita nämä yritykset pitävät omista asiakkaistaan — nimet, puhelinnumerot, autot, tilaukset, valokuvat, chat-viestit — rekisterinpitäjä on yritys ja me olemme vain henkilötietojen käsittelijä. Yritys päättää, mitä kerätään ja kuinka kauan sitä säilytetään; me tarjoamme työkalun ja toimimme sen ohjeiden mukaan.

Alusta on monen yrityksen yhteinen: jokainen tietue kuuluu täsmälleen yhdelle yritykselle, pyynnöt tarkistetaan kyseistä yritystä vasten, eikä yksikään yritys pääse lukemaan toisen tietoja. Emme käytä asiakkaidemme asiakastietoja omiin tarkoituksiimme.

Alla oleva luettelo on koottu alustan todellisesta tietomallista, kategoria kerrallaan. Jos jokin kategoria puuttuu täältä, se puuttuu myös tuotteesta.

Kun säilytysajan kohdalla lukee, ettei määräaikaa ole vielä toteutettu, se pitää kirjaimellisesti paikkansa: ohjelmisto säilyttää tällaiset tiedot, kunnes joku poistaa ne. Konkreettisten säilytysaikojen määrittäminen on yksi avoimista kohdista, jotka on ratkaistava ennen julkaisua.

Jokaisella Pitlyssä olevalla yrityksellä voi olla julkinen sivu, jolla kuka tahansa voi varata ajan ilman tiliä ja ilman salasanaa.

Lomake kysyy vain sen, mitä yritys tarvitsee varatakseen ajan ja tavoittaakseen sinut:

• nimesi;
• puhelinnumerosi;
• sähköpostiosoitteesi;
• valitsemasi toimipiste, palvelu ja alkamisaika;
• vapaaehtoinen viesti yritykselle.

Suostumus on pakollinen: varaus hylätään, jos suostumusruutua ei ole rastitettu, ja suostumuksen ajankohta tallennetaan asiakastietoihisi kyseisessä yrityksessä. Jos yrityksellä on jo asiakas samalla sähköpostiosoitteella — tai samalla puhelinnumerolla ja nimellä — varaus liitetään siihen, muussa tapauksessa luodaan uusi asiakastietue. Yritykselle luodaan vahvistettu työmääräys ja viestisi kopioidaan siihen. Sinulle ei luoda kirjautumistiliä, eikä lomake kysy mitään auton tietoja.

Julkisen sivun chat-ikkuna tarvitsee vain viestisi ja kielen. Nimi ja sähköposti ovat vapaaehtoisia, ja niitä käytetään ainoastaan siihen, että yritys tietää kuka kirjoittaa.

Selaimesi säilyttää satunnaisen tunnisteen, jonka avulla voit palata keskusteluun; me tallennamme siitä vain peruuttamattoman tiivisteen, joten keskustelua ei voi meidän puoleltamme jäljittää sinuun. Keskustelun voivat lukea kyseisen yrityksen omistaja ja päälliköt — asentajilla ei ole pääsyä. Ensimmäisen viestin lähettäminen kirjaa suostumuksesi.

Chat ei ole tarkoitettu arkaluonteisille tiedoille: älä lähetä sen kautta maksukorttien numeroita, henkilöllisyystodistusten numeroita tai terveystietoja. Chat-historia säilytetään tällä hetkellä ilman määräaikaa.

Tiedosta riippuen käsittely perustuu johonkin seuraavista:

• sopimuksen täytäntöönpano — tili, tilaus ja kaikki, mitä alustan toimittaminen yritykselle edellyttää (6 artiklan 1 kohdan b alakohta);
• suostumus — verkossa varaaminen ja chatissa kirjoittaminen kävijänä; voit peruuttaa sen milloin tahansa (6 artiklan 1 kohdan a alakohta);
• oikeutetut edut — palvelun pitäminen saatavilla ja turvallisena, julkisten pyyntöjen määrän rajoittaminen ja väärinkäytön estäminen (6 artiklan 1 kohdan f alakohta);
• lakisääteinen velvoite — kirjanpito- ja verotiedot, kun laskutus otetaan käyttöön (6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Yritysten ja asiakkaiden tiedot säilyvät niin kauan kuin yritys ne säilyttää; alusta ei poista niitä itsestään.

Nämä ajat sen sijaan toteutuvat ohjelmistossa jo tänään:

• jonossa olevat viestit: poistetaan 24 tuntia onnistuneen toimituksen jälkeen ja 7 päivää lopullisen epäonnistumisen jälkeen;
• toimitusloki, joka estää saman viestin lähettämisen kahdesti: 7 päivää;
• kirjautumisistunnot: vanhenevat päivitystunnisteen mukana, oletuksena 30 päivässä, ja poistetaan heti kun kirjaudut ulos;
• IP-osoitteeseen sidotut pyyntörajoituslaskurit: yksi minuutti, vain palvelimen muistissa.

Tileille, asiakkaille, autoille, tilauksille, valokuville ja chat-keskusteluille ei tuotteessa ole vielä automaattista säilytysaikaa. Konkreettiset ajat on päätettävä yhdessä alla kuvattujen poistotyökalujen kanssa, ja tämä kohta päivitetään silloin.

Työmääräykseen liitetyt valokuvat tallennetaan alustan omaan tiedostotallennukseen sisäisellä avaimella. Niitä ei julkaista julkiseen tallennustilaan eikä jaettavaa linkkiä ole: jokainen kuva toimitetaan vain vastauksena tunnistautuneeseen pyyntöön, joka tulee tilauksen omistavan yrityksen henkilökunnalta, ja asentaja näkee vain hänelle osoitetut tilaukset.

Yksittäinen tiedosto voi olla enintään 15 Mt ja yhteen tilaukseen mahtuu enintään 30 valokuvaa; alkuperäinen tiedostonimi säilytetään kuvan ohessa. Kun henkilökunta poistaa kuvan, sekä tietokantamerkintä että itse tiedosto poistetaan.

Viestit lähetetään tavallisen SMTP-palvelimen kautta, ja ne odottavat jonossa välimuistissamme, kunnes ne on toimitettu. Jonossa oleva viesti sisältää vastaanottajan osoitteen, mallipohjan, kielen ja sen yrityksen yhteystiedot, jonka puolesta se lähetetään. Vastaanottajien osoitteet näkyvät myös palvelinlokeissa, jos toimitus epäonnistuu.

Jokainen viesti kirjoitetaan vastaanottajan omalla kielellä, ja sen alatunnisteessa on yrityksen yhteystiedot sekä linkki tähän selosteeseen.

Yllä olevana päivämääränä ainoa viesti, jonka alusta osaa lähettää, on testiviesti, jonka omistaja lähettää omaan osoitteeseensa. Varausvahvistukset, muistutukset ja muut asiakkaille menevät viestit ovat vielä rakenteilla; tämä kohta päivitetään, kun ne julkaistaan.

Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta niitä mainontaan. Tietoja luovutetaan vain:

• yritykselle, jonka sivulla teit varauksen tai jolle kirjoitit — se on asiakkaidensa tietojen rekisterinpitäjä;
• infrastruktuuritoimittajille, jotka isännöivät palvelimia, tietokantaa, välimuistia ja tiedostotallennusta;
• lähtevän postipalvelimen tarjoajalle;
• viranomaisille, kun laki velvoittaa meidät luovuttamaan tiedot.

Yksittäisten toimittajien kanssa ei ole vielä tehty sopimuksia, joten emme voi nimetä niitä tässä; ne luetellaan nimeltä tässä kohdassa ennen julkaisua. Se, mitä alusta todistettavasti ei tänään käytä: ei analytiikka- tai seurantaskriptejä, ei mainosverkostoja, ei maksunvälittäjää, ei tekstiviestipalvelua, ei virheseurantapalvelua eikä upotettuja kolmannen osapuolen karttoja — yrityssivun karttalinkki on tavallinen ulkoinen linkki, ei kehys, joka lataisi jonkun toisen koodia.

Alusta ja sen varmuuskopiot toimivat Euroopan unionin sisällä. Jokaisen käyttämämme infrastruktuuritoimittajan on tarjottava EU-alue, ja me valitsemme sen.

Henkilötietoja ei ole tarkoitus siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Jos siirto joskus osoittautuisi välttämättömäksi, se toteutetaan GDPR:n edellyttämin suojatoimin, kuten vakiosopimuslausekkein, ja tämä dokumentti kertoo siitä ennen kuin niin tapahtuu.

Alla olevat suojaukset on rakennettu alustaan:

• salasanat tallennetaan vain bcrypt-tiivisteinä korkealla kustannuskertoimella — niitä ei koskaan säilytetä luettavassa muodossa eikä niitä voi palauttaa, vain nollata;
• pääsytunnisteet ovat lyhytikäisiä (oletuksena 15 minuuttia), istunnot elävät välimuistissa ja ne mitätöidään heti kun käyttäjä kirjautuu ulos;
• jokainen pyyntö tarkistetaan sitä yritystä vasten, jolle tiedot kuuluvat, ja roolit määräävät, mitä omistaja, päällikkö ja asentaja kukin näkevät;
• ladatut tiedostot osoitetaan sisäisellä avaimella, joka on suojattu polkujen läpikäyntiä vastaan, ja ne tarjoillaan vain tunnistautuneelle henkilökunnalle;
• julkiset rajapinnat — yrityssivu, vapaat ajat, varaus ja chat — on rajoitettu IP-osoitekohtaisesti.

Tämä sivusto ei käytä analytiikka-, mainos- tai profilointievästeitä. Ainoa asetettava eväste muistaa valitsemasi kielen, jotta sivusto avautuu ensi kerralla samalla kielellä. Rajapinta ei aseta evästeitä lainkaan.

Hallintapaneeli säilyttää kirjautumistunnisteesi selaimessa, ja chat-ikkuna säilyttää siellä keskustelutunnisteensa. Sivuston tietojen tyhjentäminen selaimessa poistaa molemmat — ja chat-tunnisteen mukana pääsysi kyseiseen keskusteluun tästä selaimesta.

GDPR:n nojalla sinulla on oikeus:

• saada pääsy tietoihin — saada tietää, käsitelläänkö tietojasi, ja saada niistä kopio;
• oikaisu — saada virheelliset tiedot korjatuiksi;
• poisto — saada tietosi poistetuiksi, kun niiden säilyttämiseen ei ole perustetta;
• rajoittaminen — saada käsittely keskeytetyksi riidan selvittämisen ajaksi;
• vastustaminen — vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä;
• siirrettävyys — saada tietosi koneluettavassa muodossa;
• suostumuksen peruuttaminen — milloin tahansa, vaikuttamatta sitä ennen lainmukaisesti tehtyyn käsittelyyn.

Jos tietojasi käsittelee Pitlyä käyttävä yritys — koska olet varannut siltä ajan, kirjoittanut sille tai huollattanut siellä autosi — ota ensin yhteyttä siihen yritykseen. Se on rekisterinpitäjä ja se päättää. Me tuemme sitä ja välitämme edelleen pyynnöt, jotka tulevat meille vahingossa.

Omaa Pitly-tiliäsi koskevissa asioissa kirjoita meille tämän dokumentin lopussa olevaan osoitteeseen. Vastaamme kuukauden kuluessa, kuten GDPR edellyttää.

Voit myös tehdä valituksen asuin- tai työskentelymaasi tietosuojaviranomaiselle.

Mikä toimii jo itsestään: asiakas lataa omat tietonsa asiakastililtä yhdellä painikkeella, ja korjaamo vie ja poistaa asiakaskortin suoraan hallintapaneelista — poisto anonymisoi henkilötiedot, tilausten valokuvat mukaan lukien. Mitä teemme yhä käsin: oman Pitly-tilisi ja tukikeskustelujesi poistamisen; kirjoita meille, niin teemme sen GDPR:n vaatimassa ajassa.

Pitly on yrityksille tarkoitettu työkalu, eikä sitä ole suunnattu lapsille; emme kerää tietoisesti heitä koskevia tietoja. Jos yritys tallentaa alaikäisen tiedot asiakkaanaan, kyseinen yritys vastaa siitä, että käsittelylle on lainmukainen peruste.

Tuote muuttuu ja niin muuttuu tämäkin dokumentti; ylhäällä oleva päivämäärä kertoo aina viimeisimmän sisällöllisen muutoksen. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan tilinhaltijoille sähköpostitse ennen niiden voimaantuloa.

Kysymykset tästä selosteesta tai sinusta säilyttämistämme tiedoista: kirjoita osoitteeseen [email protected].

Erillistä tietosuojavastaavaa ei ole nimitetty. Pyynnöt menevät samaan osoitteeseen, ja niitä käsittelee alustasta vastaava tiimi.

Pitlyä operoi Vexus OÜ, rekisterikoodi 16561054, ALV-numero EE102530805, Kreenholmi tn 30-83, 20206 Narva, Viro. Toimivaltainen valvontaviranomainen on Viron tietosuojavaltuutettu (Andmekaitse Inspektsioon, aki.ee); kantelun voi tehdä myös oman maansa viranomaiselle.